DigitalNow - Ihr flexibler Einstieg in die Digitalisierung Beta
Stellen Sie bisher papiergebundene oder auch neue Arbeitsabläufe auf eine neue effiziente Vorgehensweise um. Gestalten Sie unterschiedliche Formulare zur digitalen Erfassung und Weiterverarbeitung sämtlicher Vorgänge. Die integrierte cloudbasierte Datenbank bewahrt Ihre Daten sicher und langfristig auf.
Gestalten Sie völlig frei Formulare nach Ihren Vorstellungen
Für einen möglichst optimalen Ablauf Ihres Digitalisierungsvorhabens können Sie die dafür notwendigen Formulare individuell und flexibel gestalten. Dazu zählen die Unterteilung in Abschnitte für eine bessere Übersichtlichkeit und die Wahl zwischen über 20 verschiedenen Feldtypen. Dazu zählen neben reinen Informationsfeldern auch einfache Eingaben wie E-Mail, Zahlen oder aber auch Auswahl- und Unterschriftfelder. Das gestattet Ihnen, bisher papiergebundene Arbeitsschritte hinter sich zu lassen und digital umzusetzen.
Mit der integrierten Cloud-Datenbank findet stets eine sichere Speicherung statt
Mit jeder erstellten Formularart und den durch die Nutzer gespeicherten Formulareingaben erfolgt automatisch im Hintergrund die Erstellung einer sicheren Datenablage. Sie benötigen hier keinerlei Kenntnisse über Server oder Datenbank-Software. Die Speicherung erfolgt mehrfach abgesichert in den von uns betreuten Rechenzentren innerhalb Deutschlands. Erfasste Daten werden auf dem Gerät des Nutzers in der App teilweise für einen schnellen Zugriff zwischengespeichert, der Rest erfolgt in der Cloud. Somit sparen Sie sich lästige Arbeiten wie Back-ups oder Softwareupdates der Daten und Software.
Sichern Sie Ihre Daten durch einen geordneten Zugriff über Nutzer und Gruppen
Angelegte Formulare sind der Definition nach für alle, die Ihre App-Adresse kennen, abrufbar. Möchten Sie diese jedoch ganz oder teilweise einschränken und beispielsweise nur angemeldeten Nutzern Zugang zu Ihren eigenen Daten erlauben, so lassen sich mit detaillierten Einstellungsmöglichkeiten eine Vielzahl an Zugriffsszenarien umsetzen. Neben der Definition von Nutzern lassen sich auch Nutzergruppen festlegen und gebündelt berechtigen. Auch einzelne ausgefüllte Formulare lassen sich gesondert absichern.
Füllen oder ändern Sie Ihre gestalteten Formulare spielend leicht
Nutzer können anhand der von Ihnen erstellten Formulararten Daten in Form von Eingabemasken eingeben. Hierbei versucht die Funktion, die Eingaben zu vereinfachen, um möglichst entstehende Barrieren direkt zu vermeiden. Die abgelegten Daten bzw. Formulare bleiben dann je nach definierten Berechtigungen für die Nutzer auch nach dem Anlegen erhalten und können so nachträglich geändert werden. Für einen leichten Datenaustausch ist auch aus der App heraus ein Druck bzw. der PDF-Export möglich. Ebenfalls lassen sich ausgefüllte Formulare zur Unterstützung der geplanten Arbeitsabläufe einfach teilen und weiterleiten.
Lassen Sie sich oder andere Nutzer bei Änderungen per Push oder E-Mail benachrichtigen
Erlauben Sie eine erste Automatisierung von Arbeitsabläufen, indem Sie sich bei neuen angelegten Formulareingaben oder auch Änderungen selbstständig informieren lassen. Dazu legen Sie wahlweise bei der Gestaltung Ihrer Formulare Empfänger fest, die dann Informationen erhalten. Dies erstreckt sich über die festgelegten Nutzer bzw. Nutzergruppen und reicht in Form einer beidseitigen Kommunikation zu dem Ersteller des Formulars zurück.
Exportieren Sie Ihre Daten wahlweise für andere Zwecke
Grundsätzlich werden alle erfassten Daten immer in Ihrer integrierten cloudbasierten Datenbank abgelegt. Sollte sich in Ihren Abläufen einmal die Notwendigkeit ergeben, Daten aus dem System herunterladen und an anderer Stelle weiterverarbeiten zu wollen, so erhalten Sie einfache Möglichkeiten, diese Daten zu exportieren. Gleiches gilt auch für das Einlesen bzw. Importieren von Daten.
Verwenden oder tauschen Sie erstellte Formulare je nach Belieben
Das Erstellen von Formularen erfordert meist je nach Komplexität einiges an Zeit. Umso einfacher ist es, diese verbrauchte Zeit durch ein simples Wiederverwenden von Formularen künftig einzusparen. Damit lassen sich beispielsweise innerhalb einer App oder auch appübergreifend Formulararten übertragen und mehrfach verwenden. Das erlaubt auch mehrere Versionen des gleichen Formulars. Wir arbeiten bereits an einer Art Marktplatz, über den Nutzer Formulare für unterschiedliche Zwecke abrufen und gegebenenfalls austauschen können.
So aktivieren Sie das Potenzial von DigitalNow
auch für Ihren digitalen Auftritt
Erforderlich ist mindestens ein neues Premium-Paket. Unter den unterschiedlichen Bausteinen lässt sich unter dem Titel "Digitale Datenerfassung" ein Menüpunkt zu Ihrer App hinzufügen. Darüber können Sie dann Ihre Formulare gestalten und mit der Datenerfassung durch Ihre Nutzer oder auch Mitarbeitenden beginnen. Probieren Sie es aus und senden Sie uns gerne Ihr Feedback zu.